Comment gérer efficacement votre équipe de travail à distance ?

Comment gérer efficacement votre équipe de travail à distance ?

Les catastrophes imprévues à grande échelle ne se produisent pas souvent, mais une fois qu’elles se produisent, les opérations commerciales peuvent être interrompues de plusieurs manières.

L’Organisation mondiale de la santé déclarant officiellement le coronavirus, une pandémie, les pays du monde entier se mettent en mode verrouillage pour limiter la propagation de la maladie infectieuse. Pour promouvoir la distanciation sociale, plus de 80 pays ont imposé des interdictions de voyager et ont demandé aux écoles, collèges, universités et entreprises de suspendre leurs activités sur place.

En se conformant aux avis et directives des gouvernements, les organisations multinationales telles que Facebook, Twitter, Google, Amazon et Microsoft ont réduit leurs effectifs dans le monde entier, exhortant les employés à adopter la politique du travail à domicile. De plus en plus d’entreprises se joignent à la liste, et le nombre ne fera qu’augmenter avec le temps. 

Les gens, en général, résistent au changement, principalement lorsqu’il est appliqué en temps de crise et d’incertitude. Bien que les grandes organisations aient les ressources pour gérer les modèles de travail à distance, les choses seront toutefois extrêmement difficiles pour les petites entreprises qui cherchent à démarrer des opérations à distance instantanément. 

Les employés, les équipes et les chefs d’équipe, qui sont habitués à travailler à partir d’un environnement de bureau, devront s’adapter rapidement à la nouvelle réalité pendant cette crise mondiale. Assurer la continuité du travail, maintenir la communication de l’équipe, prendre des décisions soudaines, remonter le moral de l’équipe et minimiser les défis, sont des rôles cruciaux qui mettront à l’épreuve les capacités de gestion d’équipe des managers. 

Voici quelques conseils de productivité pour organiser efficacement votre équipe de travail à distance et assurer le succès. 

Utilisez la technologie à votre avantage 

Pour mettre en œuvre le travail à distance, assurez-vous d’abord que vous avez équipé votre équipe des exigences de base du travail à domicile, telles que l’Internet haut débit, les ordinateurs portables, les appareils mobiles et les logiciels de communication. En tant, que chef d’équipe, votre tâche principale est de maintenir la communication avec les membres de l’équipe, alors utilisez des outils de gestion d’équipe tels que Microsoft Teams ou Slack, qui sont bien adaptés à la communication et à la collaboration d’équipe.

Planifier un Meetup quotidien

Des plateformes telles que Slack ou Microsoft Teams vous aideront, vous et votre équipe, à communiquer et à collaborer, mais les membres de votre équipe ont besoin de vous voir, et vous aimeriez les voir également. Organisez une vidéoconférence ou une conférence Web tous les jours, de préférence le matin et le soir, pour définir le programme de la journée et faire part de vos commentaires. Google Team Hangouts ou Zoom est idéal pour les conférences à distance et les réunions en ligne.

Concentrez-vous sur les objectifs, pas sur les activités

Il peut ne pas être possible pour les chefs d’équipe de superviser toutes les activités entreprises par des équipes éloignées. Par conséquent, lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs sites, embrassant le travail à distance, les managers doivent se concentrer sur la réalisation des objectifs, plutôt que de se concentrer sur des activités, telles que les heures travaillées. C’est ce qui est accompli qui fait la différence, pas les choses qui se font.   

Gérer les attentes

Créez des attentes claires et réalistes. Écrivez simplement les attentes, en définissant les délais, les livrables et la portée de chaque projet. Aidez les membres de votre équipe à comprendre quelle est leur tâche et donnez-leur des conseils de productivité. Dites-leur également comment vous comptez mesurer le succès. Définir des attentes réalistes vous rendra heureux à la fin de la journée.

Communiquez fréquemment

En tant que leader, vous devez comprendre que les membres de votre équipe, qui étaient autrefois habitués à un environnement de bureau, peuvent ressentir un sentiment d’isolement et de solitude lorsqu’ils travaillent à distance, en particulier dans le scénario d’aujourd’hui, lorsque les gens envisagent une distanciation sociale. C’est pourquoi la communication d’équipe est essentielle, et vous devriez souvent communiquer avec les membres de votre équipe non seulement pour vérifier leurs progrès, mais aussi pour en savoir plus sur la santé et la vie de leur famille en général.

Créer un manuel détaillé

Garder tout le monde à jour est un défi pour les chefs d’équipe lorsque leurs équipes travaillent à distance. Pour surmonter cette complexité, les chefs d’équipe devraient adopter une approche axée sur le manuel pour documenter systématiquement les changements de processus, dans un endroit centralisé, afin que chacun puisse y avoir accès. Un manuel complet minimise la confusion, permettant aux employés d’obtenir des réponses à leurs questions sans avoir à demander de l’aide à personne. 

Faites confiance aux membres de votre équipe

Beaucoup pensent que la vitesse d’achèvement du projet est entravée lorsque les équipes travaillent à distance, au lieu d’être au bureau. Cependant, en cas de crise, vous devez faire confiance aux membres de votre équipe. Pour garantir la productivité, proposez des directives pour le travail à domicile, telles que les SMS et les e-mails auxquels vous devez répondre dans les 24 heures.

Restez flexible

Lorsque de rares incertitudes surviennent, les membres de votre équipe peuvent ne pas être en mesure de suivre l’horaire de travail régulier de huit heures. Au lieu de mettre la pression sur votre main-d’œuvre, donnez-leur la flexibilité et la liberté de faire leur travail selon leur convenance. Cela garantira la productivité sans taxer les membres de votre équipe. 

La gestion d’équipe dans un scénario d’urgence est un énorme défi, mais les managers doivent continuer la communication d’équipe pour élever le moral et la performance de la main-d’œuvre qui travaille à distance. Les managers devraient également insister pour utiliser le temps que les membres de l’équipe auraient autrement consacré à se rendre au bureau et en revenir. 

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