Les 10 meilleurs outils pour gérer une équipe à distante et augmenter la productivité

Les 10 meilleurs outils pour gérer une équipe à distante et augmenter la productivité

Si vous n’étiez pas à bord du travail à distance auparavant, vous faites probablement tout votre possible pour vous familiariser avec les différents outils disponibles pour gérer une main-d’œuvre distante. Mais bien avant que la pandémie COVID-19 ne ferme le bureau, les entreprises employant une main-d’œuvre mondiale éloignée tiraient parti des outils de gestion de projet et de collaboration, des applications d’appel vidéo, des bureaux virtuels, etc.

Le travail à distance n’est pas une option pour tout le monde, et tous les travailleurs ne sont pas bien adaptés au travail à distance. De plus, reconnaissons que les travailleurs des soins de santé, de la restauration, de la sécurité publique et d’autres rôles considérés comme critiques pendant cette crise risquent leur santé pour le bien de l’ensemble. Cependant, il existe de nombreux postes informatiques et d’autres professions qui peuvent être exercés à partir de n’importe où il y a une connexion Internet.

Nous explorerons les 10 meilleurs outils pour gérer une main-d’œuvre mondiale distante. Ce n’est en aucun cas une liste complète, et tous ces outils ne seront pas idéaux pour chaque organisation, mais beaucoup d’entre eux aideront votre équipe à rester connectée, productive et efficace.

Les 10 meilleurs outils pour la gestion à distance des effectifs

1. Slack

Slack est bien plus qu’une simple application de chat d’entreprise, servant de refroidisseur d’eau virtuel et de plateforme de collaboration pour les effectifs distants. PC Magazine lui attribue une note « excellente » à 4,5 étoiles (sur cinq), désignée comme son «choix de l’éditeur» pour la messagerie, mais souligne qu’il s’agit également de l’application la plus chère de sa catégorie. Avec sa fonctionnalité de messagerie et sa capacité de personnalisation, Slack est idéal pour les équipes qui ont besoin de communiquer et de collaborer en temps réel.

Comme il s’agit de la « Cadillac » des applications de messagerie d’entreprise, elle n’est pas pour tout le monde et peut offrir bien plus que ce dont votre équipe a réellement besoin. Mais si vous essayez de reproduire l’expérience de bureau et que vous pouvez vous le permettre, cela vaut le coup d’œil.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Microsoft Teams
  • Flock
  • Glip (RingCentral)

2. Zoom

Alors que des millions de personnes dans le monde restent chez elles et survivent à la pandémie, la « Happy Hour Zoom » où collègues ou amis se réunissent en ligne pour se remonter le moral en levant un verre de leur boisson préférée – est devenue une tendance. Classé, « exceptionnel » (cinq étoiles sur cinq) par PC Magazine, Zoom est la plateforme de visioconférence incontournable pour les organisations de toutes tailles. Il est également parmi les plus abordables, avec des plans de base (idéaux pour les petites équipes) à partir de seulement 14,99 $ par mois et par hôte. Il existe également une version gratuite limitée.

Comme avec les autres services de conférence Web, vous pouvez partager votre écran, donner des présentations, héberger des webinaires, collaborer en temps réel, etc. Il a également une courbe d’apprentissage très simple, vous ne perdrez donc pas trop de temps à placer tout le monde avant votre première réunion. Un inconvénient est le manque d’un numéro d’appel gratuit aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Les applications concurrentes comprennent :

  • WebEx (Cisco)
  • Microsoft Teams
  • ClickMeeting

3. Bureau virtuel Windows

Windows Virtual Desktop (WVD) de Microsoft est un service de virtualisation de bureau et d’applications basé sur le cloud, exécuté sur la plateforme cloud Azure de l’entreprise. Il offre la possibilité de fournir une virtualisation multisession Windows 10, offre la gamme complète de fonctionnalités pour Office 365 ProPlus et peut être facilement déployé. Essentiellement, WVD vous permet d’accéder à votre bureau Windows et à d’autres applications à partir de n’importe quel ordinateur. Bien qu’il ne nécessite aucune licence supplémentaire par utilisateur pour fonctionner, chaque utilisateur doit disposer d’une licence Microsoft 365 ou Windows 10 E3 pour utiliser WVD.

WVD fonctionne actuellement sur Microsoft Azure, Amazon AWS et Google Cloud.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Citrix Workspace
  • Amazon WorkSpaces
  • Horizon Cloud (VMware)

4. GitHub

GitHub est considéré comme la référence en matière de plates-formes de gestion de code source (SCM) basées sur le cloud, utilisées par les développeurs de logiciels et les architectes pour la collaboration de projets. GitHub permet aux développeurs de désigner le code comme public ou privé, conserve l’historique du code afin que vous puissiez restaurer les versions antérieures selon vos besoins et peut aider à identifier les vulnérabilités de votre code. L’application est gratuite si vous vous en tenez aux référentiels de code publics, bien que les entreprises voudront payer pour ses fonctions de confidentialité et de sécurité plus robustes.

Certaines des plaintes les plus fréquemment citées incluent les limites des référentiels privés, les restrictions de taille de fichier et le modèle de tarification (certains se sont plaints qu’il n’est pas assez granulaire pour répondre aux besoins de toutes les organisations).

Les applications concurrentes comprennent :

  • Buddy
  • Bitbucket
  • Sourceforge

5. Camp de base

L’une des plateformes de gestion de projet les plus populaires autour de Basecamp aide essentiellement les équipes à communiquer et à mieux s’organiser. Les utilisateurs ont accès à un large éventail de fonctionnalités qui pourraient autrement être accessibles séparément, telles que le chat, le stockage de fichiers, l’édition de documents et les listes de tâches. Sa fonctionnalité de chat Campfire permet aux utilisateurs de travailler ensemble sur un projet particulier pour échanger efficacement des messages et des fichiers. L’examen de TechRadar souligne la capacité de préserver les messages et les conversations à partager avec l’équipe plus tard en tant que fonctionnalité clé.

La version gratuite allégée, Basecamp Personal, est un excellent moyen d’explorer la plate-forme, mais ses 1 Go d’espace de stockage et sa limite de trois projets la rendent trop basique pour un usage professionnel. La version Basecamp Business à 99 $ par mois (82,50 $ par mois avec un abonnement d’un an) fournit 500 Go de stockage et la capacité pour des projets illimités.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Workzone
  • Trello
  • ProofHub

6. Google Drive/G Suite

Si vous utilisez Gmail, Google Docs ou d’autres offres cloud de Google, vous utilisez déjà Google Drive. Lorsqu’ils sont considérés comme un package, les outils de productivité bureautique gratuits de Google, combinés à un stockage accru et à des fonctionnalités administratives (qui sont payantes), sont appelés « G Suite ». Il est bien adapté pour gérer des effectifs distants et mondiaux et peut évoluer en fonction de vos besoins. Google Hangouts peut être utilisé pour la messagerie instantanée, la vidéoconférence et la collaboration sur des projets.

Alors que les outils de productivité bureautique de Google sont gratuits, la suite complète de G Suite pour les entreprises (y compris le stockage de données illimité, les e-mails personnalisés et les fonctionnalités administratives granulaires) commence à 12 $ par utilisateur, par mois (25 $ par utilisateur, par mois, pour une personnalisation étendue et des contrôles administratifs).

Les applications concurrentes comprennent :

  • Office 365 Business (Microsoft)
  • Zoho
  • Samepage

7. Jira

Jira (par Atlassian) permet à des équipes très dispersées de suivre les problèmes et les problèmes, tels que ceux liés aux bogues logiciels, et de mener une gestion de projet agile. Ce service permet aux organisations de hiérarchiser et de déléguer des tâches tout en suivant leur progression et est le plus souvent utilisé par les équipes qui créent et expédient des produits. Il permet également aux équipes de choisir parmi les méthodologies de gestion de projet Kanban, Scrum et Scrumban. Il dispose également d’une sécurité robuste et peut être adapté à toute organisation de taille.

Le prix de la version cloud commence à 10 $ par mois pour un maximum de 10 utilisateurs, puis tombe à 7 $ par mois pour chaque utilisateur si vous avez plus de 10 utilisateurs. Il existe également une option pour l’installer sur place.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Backlog
  • Kanbanize
  • Airtable

8. Zapier

Si vous devez interconnecter un large éventail d’applications métier et automatiser votre flux de travail, vous pouvez envisager d’utiliser Zapier . Fondamentalement, il vous permet de créer ce qu’il appelle un « zap », qui est une commande basée sur certaines conditions « si X se produit, alors faites Y et Z.» Ainsi, si vous souhaitez connecter Slack à Jira, par exemple, vous pouvez créer un zap où Slack enverra des messages préparés à des personnes spécifiques si un certain type de défaut est trouvé dans le code. PC Magazine donne à Zapier des notes élevées et l’a désigné comme un « choix des éditeurs » à égalité avec la concurrence pour le produit IFTTT.

Il existe une version gratuite limitée qui vous permet d’effectuer jusqu’à 100 tâches par mois (mais seulement cinq à la fois). La version gratuite a également d’autres limites, mais vous donnera une idée de ce qu’elle peut faire avant d’acheter. Les forfaits payants varient de 19,99 $ à 599 $ par mois, avec plus de « zaps » et de fonctionnalités fournis aux niveaux supérieurs.

Les applications concurrentes comprennent :

  • IFTTT
  • Automate.io
  • Microsoft Flow

9. TSheets

Lorsque vous avez une main-d’œuvre mondiale éloignée, il est important de savoir qui travaille et quand, qui peut inclure des entrepreneurs en plus des employés réguliers. TSheets fournit des capacités de suivi du temps, permettant aux gestionnaires d’enregistrer et de fournir des données liées au temps et de manipuler ces données selon les besoins. En outre, TSheets comprend des fonctionnalités relatives à la facturation, à la gestion de projet et à la surveillance des employés. L’interface utilisateur est personnalisable et le service fournit également une fenêtre « Who’s Working » pour les managers.

La version gratuite d’introduction est destinée à être utilisée par les pigistes et d’autres opérations d’une personne. La version payante commence à 8 $ par utilisateur par mois pour un maximum de 99 utilisateurs (avec des frais de base mensuels de 20 $), tandis que les entreprises de 100 utilisateurs ou plus paient 5 $ par utilisateur par mois et des frais de base mensuels de 100 $.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Hubstaff
  • Projets Zoho
  • Time Doctor

10. Process Street

Décrite comme une application de workflow, Process Street aide les équipes à gérer les workflows et les processus qui se répètent généralement. Par exemple, vous pouvez créer un ensemble de tâches à effectuer, ainsi que les dates d’échéance, certaines conditions susceptibles de modifier la manière dont une tâche est effectuée et les fonctions associées. Process Street a également une prise en charge intégrée de Zapier, l’application d’automatisation des flux de travail décrite ci-dessus. Il a une interface relativement facile à utiliser, mais permet également beaucoup de personnalisation. Cependant, il a été critiqué pour son manque de contrôle d’accès et d’options de sécurité.

Les applications concurrentes comprennent :

  • Tallyfy
  • Kissflow
  • Pipefy

Préparez-vous à une main-d’œuvre mondiale à distance croissante : améliorez vos compétences dès aujourd’hui.

Tous les outils discutés ci-dessus ont une chose en commun : ils sont tous des solutions pour accélérer la transformation numérique du lieu de travail. L’une des meilleures façons de saisir l’avenir et d’être prêt pour la carrière aujourd’hui est d’augmenter vos connaissances et vos compétences en cloud computing. Ceux qui ont une compréhension de haut niveau du cloud computing s’avèrent de plus en plus précieux pour les organisations.